Wiederkehrende Rechnungen

Mit wiederkehrenden Rechnungen automatisieren Sie die Rechnungsstellung für regelmäßige Leistungen wie monatliche Wartungsverträge, Abonnements oder Retainer-Vereinbarungen.

Vorteile

• Zeitersparnis: Einmal einrichten, automatisch generieren
• Keine Vergesslichkeit: Rechnungen werden pünktlich erstellt
• Konsistenz: Jede Rechnung hat dieselben Positionen und Beträge
• Übersicht: Alle wiederkehrenden Einnahmen auf einen Blick

Vorlage erstellen

Schritt 1: Wiederkehrende Rechnungen öffnen

1. Gehen Sie zu Rechnungen
2. Klicken Sie auf Wiederkehrend in der Kopfzeile
3. Klicken Sie auf Neue Vorlage

Schritt 2: Grunddaten eingeben

• Kunde: Wählen Sie den Kunden für diese wiederkehrende Rechnung
• Titel: z.B. "Monatliche Wartung", "Website-Hosting"
• Beschreibung: Optionale Beschreibung für interne Zwecke

Schritt 3: Wiederholungseinstellungen

• Häufigkeit: Wöchentlich, alle 2 Wochen, monatlich, vierteljährlich oder jährlich
• Startdatum: Ab wann sollen Rechnungen generiert werden
• Enddatum: Optional - für befristete Verträge
• Tag des Monats: Bei monatlich: An welchem Tag (1-28)
• Zahlungsziel: Wie viele Tage nach Rechnungsdatum ist die Zahlung fällig

Schritt 4: Positionen hinzufügen

Fügen Sie die Rechnungspositionen hinzu, die bei jeder Rechnung erscheinen sollen:

1. Klicken Sie auf Position hinzufügen
2. Geben Sie Beschreibung, Menge, Einheit und Preis ein
3. Wiederholen Sie für weitere Positionen

Schritt 5: Optionen

• Auto-Versand: Soll die Rechnung automatisch per E-Mail versendet werden?
• MwSt.-Satz: Der Steuersatz für alle Positionen
• Rabatt: Optional ein fester oder prozentualer Rabatt

Vorlage verwalten

Status

Jede wiederkehrende Rechnung hat einen Status:

• Aktiv: Rechnungen werden planmäßig generiert
• Pausiert: Keine Rechnungen werden generiert (kann fortgesetzt werden)
• Beendet: Die maximale Anzahl wurde erreicht oder das Enddatum überschritten
• Abgebrochen: Manuell beendet

Pausieren und Fortsetzen

Sie können eine aktive Vorlage jederzeit pausieren:

1. Öffnen Sie die Vorlage
2. Klicken Sie auf Pausieren

Um fortzusetzen:

1. Öffnen Sie die pausierte Vorlage
2. Klicken Sie auf Fortsetzen

Rechnung manuell generieren

Sie können jederzeit eine Rechnung manuell generieren:

1. Öffnen Sie die Vorlage
2. Klicken Sie auf Jetzt generieren

Die generierte Rechnung wird als Entwurf erstellt und kann vor dem Versand noch angepasst werden.

Generierte Rechnungen

Alle generierten Rechnungen werden mit der Vorlage verknüpft. Sie können:

• Die Rechnung bearbeiten (solange sie noch ein Entwurf ist)
• Die Rechnung versenden
• Zahlungen erfassen

Änderungen an einer generierten Rechnung wirken sich nicht auf die Vorlage aus.

Häufigkeiten

Best Practices

Klare Bezeichnungen

Wählen Sie aussagekräftige Titel wie "Hosting 2024" oder "Wartungsvertrag Server A", um Vorlagen schnell zu identifizieren.

Regelmäßige Überprüfung

Prüfen Sie monatlich:

• Sind alle Vorlagen noch aktuell?
• Wurden alle Rechnungen generiert?
• Müssen Preise angepasst werden?

Enddatum setzen

Bei befristeten Verträgen immer ein Enddatum setzen, um automatisch zu stoppen.

Maximale Anzahl

Alternativ zum Enddatum können Sie die maximale Anzahl der Rechnungen festlegen (z.B. 12 für einen Jahresvertrag).

dVersum-Tipp

Aktivieren Sie den Auto-Versand nur, wenn Sie sicher sind, dass alle Angaben korrekt sind. Ansonsten lassen Sie die Rechnung zuerst als Entwurf generieren und prüfen Sie vor dem Versand.

Verfügbarkeit

Wiederkehrende Rechnungen sind ab dem Professional-Plan verfügbar. Upgraden Sie jetzt, um diese Funktion zu nutzen.