Fachbegriffe aus Buchhaltung, Steuern und Recht einfach erklärt.
Eine Abschlagsrechnung ist eine Rechnung über eine Teilzahlung für bereits erbrachte oder vereinbarte Leistungen vor Abschluss des gesamten Projekts. Sie wird häufig bei größeren Aufträgen oder längeren Projekten eingesetzt.
Die Aufbewahrungsfrist ist der gesetzlich festgelegte Zeitraum, in dem geschäftliche Unterlagen wie Rechnungen, Belege und Buchungsdaten aufbewahrt werden müssen. Je nach Dokumentart gilt eine unterschiedliche Frist, häufig 10 Jahre.
Die Aufbewahrungspflicht ist die gesetzliche Pflicht, geschäftliche Unterlagen über einen festgelegten Zeitraum aufzubewahren. Sie dient der Nachweisbarkeit gegenüber Finanzamt, Banken und anderen Prüfstellen.
Ein Beleg ist der Nachweis für einen Geschäftsvorfall, z. B. eine Rechnung, Quittung oder ein Kassenbeleg. Er dient als Grundlage für die Buchhaltung und muss nachvollziehbar aufbewahrt werden.
Eine Bruttorechnung weist den Gesamtbetrag inklusive Umsatzsteuer aus. Sie zeigt also den Bruttobetrag, den der Kunde tatsächlich zahlt.
Ein Buchungssatz legt fest, welches Konto in der doppelten Buchführung im Soll und welches im Haben gebucht wird. Er beschreibt damit die korrekte Erfassung eines Geschäftsvorfalls.
Cloud-Buchhaltung bezieht sich auf online gehostete Buchhaltungssoftware, die Geschäftsvorgänge von überall zugänglich macht.
DATEV ist eine Buchhaltungssoftware, die vor allem von Steuerberatern und Unternehmen für Buchführung und Steuererklärungen genutzt wird.
Der DATEV-Export bezeichnet das Übertragen von Buchhaltungsdaten in ein DATEV-kompatibles Format.
DSGVO steht für Datenschutz-Grundverordnung, ein Regelwerk zum Schutz personenbezogener Daten innerhalb der EU.
E-Invoicing bezeichnet den elektronischen Versand und Empfang von Rechnungen.
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die gesetzliche Anforderungen erfüllt.
Ein E-Rechnungsformat ist ein standardisiertes digitales Rechnungsformat mit strukturierten Daten, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Beispiele sind ZUGFeRD und XRechnung.
Eine Eingangsrechnung ist eine Rechnung, die ein Unternehmen von einem Lieferanten oder Dienstleister erhält. Sie wird geprüft, verbucht und – falls möglich – für den Vorsteuerabzug genutzt.
Ein Forderungsausfall liegt vor, wenn eine offene Rechnung trotz Mahnungen nicht bezahlt wird und der Betrag ganz oder teilweise als Verlust verbucht werden muss. Je nach Fall kann die Forderung auch rechtlich weiterverfolgt werden.
Fälligkeit bezeichnet den Zeitpunkt, ab dem eine Rechnung, Zahlung oder Leistung rechtlich eingefordert werden kann. Ab diesem Datum kann bei Nichtzahlung unter Umständen Verzug eintreten.
Die GoBD sind Vorschriften zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form.
GoBD-Archivierung bezeichnet die revisionssichere Aufbewahrung digitaler Belege und Dokumente nach den Anforderungen der GoBD. Dabei müssen Unterlagen unveränderbar, nachvollziehbar und ordnungsgemäß archiviert werden.
GoBD-Konformität bedeutet, dass digitale Buchhaltung und Belege nach den gesetzlichen Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung verarbeitet, gespeichert und archiviert werden. Wichtig sind vor allem Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und eine revisionssichere Aufbewahrung.
Ein GoBD-Protokoll dokumentiert alle relevanten Änderungen und Vorgänge in einer Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware revisionssicher. So bleiben Buchungen, Belege und Bearbeitungsschritte nachvollziehbar und GoBD konform.
Der GoBD-Prüfpfad beschreibt den nachvollziehbaren Weg von Belegen, Änderungen und Buchungen in der digitalen Buchführung. Er stellt sicher, dass alle Vorgänge revisionssicher dokumentiert und geprüft werden können.
GoBD-Unveränderbarkeit bedeutet, dass steuerlich relevante Daten nach der Erfassung nicht heimlich oder unbemerkt geändert werden dürfen. Jede Änderung muss nachvollziehbar dokumentiert und revisionssicher archiviert werden.
Die GoBD-Verfahrensdokumentation beschreibt nachvollziehbar, wie digitale Belege, Buchhaltungsprozesse und Archivierung im Unternehmen organisiert sind. Sie dient als Nachweis für eine ordnungsgemäße, vollständige und revisionssichere Verarbeitung.
Eine Gutschrift ist ein abrechnungsrelevantes Dokument, mit dem ein Betrag gutgeschrieben wird. Sie kann eine Rechnung ersetzen oder als Rechnungskorrektur dienen.
Eine Kleinbetragsrechnung ist eine Rechnung über einen geringen Betrag, für die vereinfachte Pflichtangaben gelten. Sie erleichtert das Rechnung schreiben bei niedrigen Beträgen nach §14 UStG.
Die Kleinunternehmerregelung ist eine steuerliche Vereinfachung, die Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit.
Eine Korrekturrechnung ist eine Rechnung, mit der Fehler einer bereits ausgestellten Rechnung formal sauber berichtigt werden. Sie hilft dabei, die ursprüngliche Buchung nachvollziehbar zu halten und GoBD-konform zu arbeiten.
Ein Leistungsnachweis dokumentiert die tatsächlich erbrachte Arbeit oder Leistung und dient oft als Grundlage für Abrechnung, Freigabe oder interne Kontrolle. Er ist besonders wichtig, wenn Leistungen nicht über Waren, sondern über Zeit, Aufwand oder Projektfortschritt abgerechnet werden.
Der Leistungszeitraum ist der Zeitraum, in dem eine Leistung tatsächlich erbracht wurde. Er wird auf Rechnungen und Belegen oft als Pflichtangabe benötigt.
Die Mahnfrist ist der Zeitraum zwischen dem Fälligkeitsdatum einer Rechnung und dem Versand einer Zahlungserinnerung oder Mahnung. Sie hilft, offene Forderungen strukturiert und rechtssicher zu verfolgen.
Mahngebühren sind zusätzliche Kosten, die bei Zahlungsverzug für Zahlungserinnerungen und Mahnungen berechnet werden können. Sie müssen angemessen und nachvollziehbar sein.
Ein Mahnlauf ist die automatische oder geplante Abfolge von Zahlungserinnerung, Mahnung und weiteren Mahnstufen für offene Forderungen. Er hilft, überfällige Rechnungen strukturiert und fristgerecht zu verfolgen.
Offene Posten sind noch nicht bezahlte Rechnungen oder Forderungen, die in der Buchhaltung erfasst und bis zum Zahlungseingang überwacht werden. Sie sind wichtig für Mahnwesen, Liquiditätsplanung und Forderungsmanagement.
Rechnungsberichtigung ist die Korrektur einer bereits ausgestellten Rechnung, wenn Pflichtangaben oder Inhalte fehlerhaft sind. Sie dient dazu, eine formell und inhaltlich richtige Rechnung zu erstellen, ohne die ursprüngliche Leistung neu abzurechnen.
Der Rechnungsempfänger ist die Person oder das Unternehmen, an das eine Rechnung ausgestellt wird. Er muss vollständig und eindeutig angegeben sein, damit die Rechnung korrekt und rechtssicher ist.
Eine Rechnungskorrektur ist die Berichtigung einer bereits ausgestellten Rechnung, wenn z. B. Beträge, Pflichtangaben oder Leistungsdaten fehlerhaft sind. Sie sorgt dafür, dass die Rechnung rechtlich und buchhalterisch korrekt vorliegt.
Die Rechnungsnummer ist die eindeutige Kennung einer Rechnung. Sie sorgt dafür, dass Belege fortlaufend, eindeutig und nachvollziehbar organisiert werden.
Das Reverse-Charge-Verfahren ist eine Umsatzsteuerregelung, bei der die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht.
Revisionssichere Archivierung bezeichnet die gesetzeskonforme, unveränderbare und nachvollziehbare Aufbewahrung digitaler Dokumente und Belege nach den GoBD.
Revisionssicherheit beschreibt die nachvollziehbare, vollständige und unveränderbare Archivierung digitaler Daten und Dokumente. Sie stellt sicher, dass Belege und Aufzeichnungen jederzeit prüfbar bleiben.
Skonto ist ein Preisnachlass, den ein Kunde erhält, wenn er eine Rechnung innerhalb eines bestimmten Zahlungsziels schnell bezahlt. Es dient oft dazu, den Zahlungseingang zu beschleunigen und den Cashflow zu verbessern.
Eine Stornorechnung hebt eine bereits ausgestellte Rechnung vollständig auf und macht sie buchhalterisch wieder rückgängig. Sie wird genutzt, um fehlerhafte Rechnungen rechtssicher zu korrigieren.
Ein Stundennachweis dokumentiert Arbeitszeiten, Tätigkeiten und Projektzuordnungen nachvollziehbar. Er dient als Grundlage für Abrechnung, Projektcontrolling und Kundenkommunikation.
Die Stundensatzkalkulation ist die Berechnung eines wirtschaftlich sinnvollen Stundenpreises unter Berücksichtigung von Kosten, Auslastung, Steuern und Gewinnziel. Sie hilft Freelancern und kleinen Unternehmen, ihre Leistungen profitabel zu bepreisen.
Eine Teilrechnung ist eine Rechnung für bereits erbrachte Teilleistungen eines größeren Auftrags oder Projekts. Sie wird eingesetzt, wenn Leistungen nicht erst am Ende, sondern abschnittsweise abgerechnet werden.
Die USt-IdNr. ist eine einzigartige Kennzeichnung für Unternehmen innerhalb der EU, um Umsatzsteuer auf grenzüberschreitende Geschäfte zu regulieren.
Unveränderbarkeit bedeutet im Sinne der GoBD, dass Buchungen und Belege nachträglich nicht unbemerkt geändert werden dürfen. Jede Änderung muss nachvollziehbar dokumentiert und revisionssicher gespeichert sein.
Verbindlichkeit beschreibt, ob ein Angebot, Kostenvoranschlag oder eine Rechnung rechtlich bindend ist. Sie bestimmt, ob und in welchem Umfang daraus Pflichten für die beteiligten Parteien entstehen.
Die Verfahrensdokumentation beschreibt nachvollziehbar, wie digitale Buchhaltungsprozesse im Unternehmen organisiert, verarbeitet und archiviert werden. Sie ist wichtig für GoBD-Nachweise und interne Transparenz.
Die Verjährung von Rechnungen beschreibt den Zeitraum, nach dem ein Zahlungsanspruch rechtlich nicht mehr durchgesetzt werden kann. Offene Forderungen verjähren in Deutschland meist nach drei Jahren.
Die Verjährungsfrist ist der Zeitraum, nach dessen Ablauf eine Forderung rechtlich meist nicht mehr erfolgreich durchgesetzt werden kann. Ist die Frist abgelaufen, kann eine Forderung verjährt sein.
Verzug liegt vor, wenn eine fällige Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt wird. Ab diesem Zeitpunkt können Mahnungen, Verzugszinsen und weitere Folgen entstehen.
Der Verzugseintritt ist der Zeitpunkt, ab dem ein Kunde rechtlich in Zahlungsverzug gerät. Ab dann können Mahnungen, Verzugszinsen und weitere Maßnahmen im Mahnwesen zulässig sein.
Verzugszinsen sind zusätzliche Zinsen, die ein Kunde zahlen muss, wenn eine fällige Rechnung nicht rechtzeitig beglichen wird. Sie fallen ab Eintritt des Zahlungsverzugs an und sollen den finanziellen Schaden des Gläubigers ausgleichen.
Der Vorsteuerabzug ermöglicht es Unternehmen, die in Eingangsrechnungen enthaltene Umsatzsteuer vom Finanzamt zurückzufordern. Voraussetzung sind unter anderem eine ordnungsgemäße Rechnung und die Verwendung für das Unternehmen.
XRechnung ist ein standardisiertes XML-Format für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Es erfüllt die Anforderungen an die E-Rechnung im B2G-Bereich.
ZUGFeRD/XRechnung bezeichnet standardisierte Formate für elektronische Rechnungen, die in B2G-Geschäften in Deutschland ab 2025 verpflichtend werden.
Zahlungsverzug liegt vor, wenn eine fällige Rechnung nicht innerhalb der vereinbarten oder gesetzlichen Frist bezahlt wird. Dadurch können Mahnungen, Verzugszinsen und weitere rechtliche Schritte ausgelöst werden.
Das Zahlungsziel ist der vereinbarte Zeitraum, innerhalb dessen eine Rechnung bezahlt werden muss. Es legt fest, bis wann der Betrag fällig ist und beeinflusst Liquidität und Mahnwesen.
§14 UStG regelt die Pflichtangaben, die eine Rechnung in Deutschland enthalten muss.
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